Política de privacidad y tratamiento de datos personales

Key Room HMS ("Key Room", "nosotros") es un sistema de gestión hotelera en la nube disponible en www.keyroomhms.com. Esta política explica qué datos personales tratamos, para qué, con quién los compartimos y cómo puedes ejercer tus derechos, de acuerdo con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas de protección de datos de Colombia.

1. Responsable y contacto

Responsable: Key Room HMS. Correo de contacto para privacidad y datos personales: keyroomhms@gmail.com.

Los hoteles que usan Key Room son responsables de los datos de sus huéspedes y empleados. Respecto de esos datos, Key Room actúa como encargado del tratamiento: los guarda y procesa solo para prestar el servicio al hotel y siguiendo sus instrucciones.

2. Datos que tratamos

• Usuarios del sistema (administradores y personal de los hoteles): nombre, correo electrónico, rol, hotel al que pertenecen y registros de acceso.
• Inicio de sesión con Google: si eliges "Continuar con Google", recibimos de Google únicamente tu nombre, tu correo electrónico y tu foto de perfil. No accedemos a tu Gmail, Drive, contactos ni a ningún otro dato de tu cuenta de Google.
• Huéspedes (registrados por el hotel o a través de los formularios públicos de reserva y registro): nombre, documento de identidad, nacionalidad, teléfono, correo, datos de la reserva, firma y comprobantes de pago.
• Empleados de los hoteles (módulo de recursos humanos): datos de contacto, cargo, salario, asistencia y fotografía, cuando el hotel los registra.
• Solicitudes de demostración: nombre, correo, teléfono y datos del hotel que nos envías.

3. Finalidades

• Crear y administrar cuentas, y permitir el inicio de sesión de forma segura.
• Prestar el servicio de gestión hotelera: reservas, check-in, caja, punto de venta, finanzas y personal.
• Enviar correos operativos: recibos, recuperación de contraseña y alertas del sistema.
• Responder solicitudes de demostración y de soporte.
• Mantener la seguridad del sistema, prevenir fraudes y cumplir obligaciones legales.

No vendemos datos personales ni los usamos para publicidad.

4. Uso de la información de Google

La información que recibimos de las API de Google (nombre, correo y foto de perfil) se usa solo para identificarte e iniciar tu sesión en Key Room HMS. No la transferimos a terceros salvo a los proveedores que alojan el servicio, no la usamos para publicidad y no permitimos que personas la lean, salvo con tu consentimiento, por seguridad o por obligación legal. El uso de esta información cumple la Política de datos de usuario de los servicios de API de Google, incluidos los requisitos de uso limitado.

5. Con quién compartimos los datos

Usamos proveedores que procesan datos por cuenta nuestra, con obligaciones de seguridad y confidencialidad:

• Supabase: base de datos, autenticación y almacenamiento de archivos.
• Resend: envío de correos electrónicos.
• Google: inicio de sesión con Google, cuando lo eliges.
• Proveedores de servidor e infraestructura de red donde se ejecuta la aplicación.

Algunos de estos proveedores almacenan datos fuera de Colombia. Al usar el servicio autorizas esa transferencia, que se hace con medidas de seguridad adecuadas. También podemos entregar datos a autoridades cuando la ley lo exija.

6. Seguridad y conservación

Los datos viajan cifrados (HTTPS), cada hotel solo puede ver su propia información, y los archivos sensibles (firmas y comprobantes) se guardan en almacenamiento privado con enlaces temporales. Conservamos los datos mientras la cuenta del hotel esté activa y durante el tiempo que exijan las obligaciones legales y contables.

7. Cookies

Usamos cookies técnicas necesarias para mantener tu sesión iniciada y proteger tu cuenta. No usamos cookies de publicidad.

8. Tus derechos

Como titular de los datos puedes:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
• Pedir prueba de la autorización que nos diste.
• Saber qué uso se ha dado a tus datos.
• Revocar la autorización y pedir que se borren tus datos, cuando no exista un deber legal de conservarlos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

Para ejercerlos escríbenos a keyroomhms@gmail.com. Respondemos consultas en máximo 10 días hábiles y reclamos en máximo 15 días hábiles. Si eres huésped de un hotel, también puedes dirigirte directamente al hotel. Si iniciaste sesión con Google, puedes retirar el acceso en cualquier momento desde la configuración de seguridad de tu cuenta de Google.

9. Cambios a esta política

Si cambiamos esta política, publicaremos la nueva versión en esta página con su fecha de actualización.